引き継ぎを円滑にするには

引き継ぎノートの作成

引き継ぎ時には、口頭での説明ではなかなか伝わりにくい部分もあるので、文章にして伝えておくのがベストです。

ですので、引き継ぎ用のノートを作ることから始めましょう。

引き継ぎ用のノートは、自分の分身となり引き継ぐ人に情報を伝えるためのツールです。

自分の中では、当然の事でも引き継ぐ人にとってはそうでない場合が多いですので、業務の目的といった基本的な事もあまさず書き込んでおきましょう。

以下に必要最低限の項目を列挙しておきます。

• 業務の目的、段取り、作業の優先順位
• 作業内容、進捗状況、すでに起こったトラブルの内容、経緯、対処法
• 参考にした書類、本、Ｗｅｂサイト
• 業務に関係してくる人に関する情報。
• 取引先との関係性。相手側の人物象。趣味や取引時の注意点。

人に関する情報を書くときには、どこまで書けばいいのかと考えてしまうのですが、ある程度詳しく書いておいた方がよいです。

取引先の担当者が、時間にルーズな人であったり、ワンマンな人で交渉が進みにくい人であった場合など、引き継いだ人がトラブルに巻き込まれないとも限りません。

少しでも、特徴を知っておくとトラブルに巻き込まれるのを未然に防ぐことができるのでこういった情報は結構重要なのです。

上記したリストは、引き継ぎ時に必要な基本的な情報を書き出すためのものです。

もし、個々の企業、個々の職種により追加したほうがよい情報があればリストを足していきましょう。

そして、最後に、退社後に問題が発生した場合連絡が取れるように、自分の携帯番号など連絡先を明記しておきます。

引き継ぎノートの重要性

退職した後は、分身である引き継ぎノートがあなたの代わりとなります。

そして、そのノートを読んだ人は完璧とはいわないまでもあなたと同レベルの仕事ができるようになっていなければなりません。

そう考えると、引き継ぎノートの重要性と、作成に時間が掛かる事がわかると思います。

退職までには一般的に２ヶ月の時間があります。長いように感じるのですが、引き継ぎ作業には予想以上の時間がかかると思いますので、段取り良く進めましょう。